Mi az elektronikus dokumentum?

A számítógépesítés mai szintje átmenetre szorula "papírmentes" papírmunkára. Ez egy olyan elektronikus dokumentumon alapul, amely - a hagyományostól eltérően - számos új tulajdonsággal és tulajdonsággal jellemezhető. Eddig a jelenség egyetlen meghatározása sem a jogalkotásban, sem az oroszországi tudományos világban nem létezik.

Az "elektronikus dokumentum" fogalma már megjelent1970. Így "gépileg olvasható dokumentumoknak" nevezték. A funkciójuk az, hogy számítógépes technológiával kell őket létrehozni, és alkalmasak számítógépes feldolgozásra. Ebben az esetben a szükséges adatokat szigorúan az összes dokumentumhoz rendelt sorrendben állítják össze.

Az elektronikus dokumentum információs objektum.amely két kötelező részből áll: 1) részletek (név, a szerzőről szóló információ, idő, alkotás helye stb.) és az elektronikus digitális aláírás; 2) a fő tartalmat, beleértve a szöveges, grafikus és numerikus információkat, egészében feldolgozva.

Az elektronikus dokumentumot alá kell írniminõsített elektronikus aláírással, ami egyenértékû a maga által aláírt papírral. Az információ digitális (elektronikus) formában jelenik meg. Az adatokat számítógép segítségével érzékelheti, információs és telekommunikációs hálózatokon keresztül továbbíthatja, feldolgozhatja az információs rendszerekben. Szükség esetén az ilyen dokumentum vizuális megjelenítés formájában jelenhet meg a képernyőn és a papírra.

Az elektronikus dokumentumkezelés életciklus.elektronikus dokumentumokat a vállalaton belül (egy szervezetben, cégnél) az átvételükről, az államváltásról (megállapodás, kommunikáció, munkában, aláírással, lezárással stb.), mielőtt az archívumba írnák. Ilyen dokumentumot néha "munkafolyamatnak" neveznek, ami jellemzi a dokumentumok mozgását az egyéni munka egyetlen folyamán egy adott üzleti folyamaton belül. Az egész elektronikus dokumentumkezelő rendszer olyan szoftvereket tartalmaz, amelyek az ilyen dokumentumok életciklusának megszervezéséhez és támogatásához szükségesek.

Elektronikus dokumentum- és dokumentumforgalomszámos előnye van a hagyományosakhoz képest. Lehetővé teszik a szervezet alkalmazottai számára, hogy ne csak a saját munkaterületüket irányítsák, hanem az egész folyamatot. Az elektronikus archívum használata sokkal kényelmesebb, mint a papír. Néhány perc múlva megtalálja a dokumentumot, csökkentve annak jóváhagyásához és végrehajtásához szükséges időt. Általában gazdaságosabb, mint a papír. Számos elektronikus dokumentumkezelő program létezik ("Motive", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: Document circulation" stb.).

Ma van külföldi tapasztalataz elektronikus dokumentum területén a jogi kapcsolatok szabályozása. Oroszországban a kapcsolatok szabályozása nem kapott jogalkotási döntést, bár a vonatkozó törvény (2005) meghozatalára tett kísérletet. Egy ilyen dokumentumra vonatkozó jogalkotási aktus elfogadása a jogalkotás jelenlegi szabályozásának egyike.